В 2025 году требования Федеральной налоговой службы (ФНС) к ведению бухгалтерского учёта становятся всё строже — отчёты необходимо сдавать в электронном виде, используя совместимые с налоговой системы, а ошибки в декларациях могут привести к блокировке счетов и штрафам. В таких условиях переход на аутсорсинг бухгалтерии становится разумным решением для многих компаний. Это позволяет избежать рисков, оптимизировать затраты и сосредоточиться на развитии бизнеса. Компания «Формула. Аутсорсинг бухгалтерии» подготовила подробную инструкцию, как перейти на аутсорсинг без лишних хлопот и стресса.
Передача бухгалтерских функций на аутсорсинг помогает:
- Снизить затраты на содержание штатного бухгалтера до 50%;
- Обеспечить точность и своевременность сдачи отчётности в соответствии с актуальными нормами;
- Минимизировать риски блокировки счетов и штрафов за ошибки в декларациях;
- Получить профессиональную поддержку и консультации по вопросам налогообложения;
- Сконцентрироваться на развитии бизнеса, не отвлекаясь на рутину.
Шаг 1. Проведите аудит текущего учёта
Перед передачей данных новому подрядчику необходимо проверить состояние бухгалтерского учёта за последние три года:
- Соответствуют ли документы требованиям Федерального закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ;
- Нет ли необъяснённых операций или расхождений в налоговых регистрах;
- Насколько корректно организована работа с электронными счетами-фактурами и, если актуально, с системой ЕГАИС.
Этот аудит поможет новому подрядчику быстрее разобраться в вашем учёте и избежать ошибок при переходе.
Шаг 2. Выберите надежную аутсорсинговую компанию
При выборе компании обратите внимание на следующие критерии:
- Опыт работы с вашей системой налогообложения (УСН, ОСНО и другие);
- Поддержка актуальных форматов отчетности, например, XML-схем для НДС;
- Наличие квалифицированной электронной подписи для сдачи документов в ФНС;
- Готовность заключить договор с чётким описанием ответственности за ошибки и сроки их исправления.
Компания «Формула. Аутсорсинг бухгалтерии» соответствует всем этим требованиям и готова предложить индивидуальный подход.
Шаг 3. Организуйте передачу данных
Для беспрепятственного перехода потребуется:
- Экспортировать базы данных из вашего текущего учётного программного обеспечения в общепринятые форматы, например, Excel или CSV.
- Передать подрядчику доступы к электронным сервисам — банк-клиенту, личному кабинету ФНС и другим используемым системам.
- Заключить соглашение о конфиденциальности, чтобы обеспечить защиту персональных данных сотрудников и клиентов.
Так вы сохраните безопасность информации и обеспечите прозрачность работы.
Шаг 4. Уведомите штатного бухгалтера
При расторжении трудового договора важно соблюдать требования Трудового кодекса РФ:
- Направьте сотруднику уведомление о расторжении договора не менее чем за два месяца до увольнения;
- Проведите финальную сверку документов и подпишите акт приёма-передачи бухгалтерских дел;
- Сохраните контакты бухгалтера на случай необходимости консультаций для нового подрядчика.
Это поможет избежать конфликтов и сохранить деловую этику.
Шаг 5. Настройте взаимодействие с аутсорсинговой компанией
Для эффективной работы согласуйте:
- Способы обмена данными — это могут быть защищённые облачные платформы с двухфакторной аутентификацией или безопасные email-каналы;
- График отчётности — например, еженедельные отчёты по кассе, уведомления о сроках уплаты налогов и другие ключевые показатели;
- Назначение персонального куратора, который подробно изучит специфику вашего бизнеса и будет вашим постоянным контактным лицом.
Чёткое взаимодействие гарантирует своевременную и качественную работу.
Шаг 6. Контролируйте процесс первые 3 месяца
В период адаптации важно:
- Сверять данные в вашем учётном программном обеспечении с отчётами, предоставляемыми подрядчиком;
- Проверять уведомления из ФНС в личном кабинете — отсутствие штрафов и требований свидетельствует о правильности учёта;
- Корректировать внутренние регламенты и процессы работы, если выявятся несоответствия или вопросы.
Такой контроль позволит выявить и решить проблемы на ранних этапах.
Итог: плавный переход — залог безопасности бизнеса
Переход на аутсорсинг в 2025 году при правильном подходе занимает не более месяца. Главное — выбрать надёжного партнёра и обеспечить прозрачность на всех этапах работы. Компания «Формула. Аутсорсинг бухгалтерии» готова помочь вам с организацией перехода и взять на себя все бухгалтерские задачи, чтобы вы могли развивать бизнес без лишних рисков.
Свяжитесь с нами, чтобы получить консультацию и сделать первый шаг к эффективному и безопасному ведению бухгалтерии!